Polityka prywatności Punktualny Serwis Transportowy

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Punktualny Serwis Transportowy (dalej: „Firma”), działający w branży transportu i logistyki na terenie Polski.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Punktualny Serwis Transportowy z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator” lub „my”).

1.3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polskimi przepisami krajowymi.

2. Zakres zbieranych danych osobowych

2.1. W zależności od rodzaju świadczonych usług i sposobu kontaktu, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby,
• dane dotyczące realizacji usług transportowych i logistycznych: miejsca załadunku i rozładunku, dane odbiorców i nadawców przesyłek (w zakresie niezbędnym do realizacji zleceń), informacje o przesyłkach,
• dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, informacje na fakturach i dokumentach księgowych,
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, logi systemowe (w przypadku korzystania z serwisu internetowego lub systemów elektronicznych),
• inne dane przekazane dobrowolnie przez użytkownika lub kontrahenta w związku z zawarciem lub realizacją umowy.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Zawarcie i wykonanie umowy transportowej lub logistycznej (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): • przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych, spedycyjnych lub logistycznych, • obsługa klienta i komunikacja dotycząca statusu zlecenia, • zarządzanie relacjami z kontrahentami.

• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): • wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, • realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, przewozowych i rachunkowych, • odpowiadanie na żądania uprawnionych organów.

• Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): • dochodzenie lub obrona roszczeń, • zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i usług, • prowadzenie wewnętrznych analiz, statystyk i raportowania dotyczącego funkcjonowania usług, • utrzymywanie kontaktu biznesowego z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

• Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o ile została wyrażona: • działania marketingowe, w tym wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, • inne działania, o których informujemy przy zbieraniu zgody.

3.2. W przypadku oparcia przetwarzania na zgodzie, zgoda ta może być w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Źródła danych

4.1. Dane osobowe pozyskujemy głównie:

• bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. przy zawieraniu umowy, wysyłaniu zapytania, rejestracji w systemie lub serwisie internetowym),
• od kontrahentów (np. zleceniodawców lub podwykonawców), w zakresie niezbędnym do realizacji zleceń transportowych lub logistycznych,
• z ogólnodostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG) – w zakresie danych przedsiębiorców.

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom współpracującym przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnikom, firmom magazynowym, firmom kurierskim) – w zakresie niezbędnym do realizacji zleceń,
• dostawcom usług księgowych, prawnych, doradczych i audytorskich,
• dostawcom systemów informatycznych, hostingu i rozwiązań telekomunikacyjnych, obsługującym nasze systemy i infrastrukturę IT,
• instytucjom publicznym oraz organom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe, sądy, organy ścigania).

5.2. Wszystkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i są zobowiązane do zachowania poufności.

6. Przekazywanie danych poza EOG

6.1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

6.2. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach konieczne będzie przekazanie danych do państwa trzeciego (poza EOG), nastąpi to wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, takich jak:

• decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
• inne odpowiednie środki bezpieczeństwa.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• przez okres wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi i rachunkowymi – zwykle co najmniej 5 lat),
• do momentu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody, o ile brak jest innej podstawy prawnej do dalszego przechowywania,
• przez okres wynikający z uzasadnionego interesu Administratora, np. do czasu zakończenia ewentualnych postępowań sądowych lub administracyjnych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w przepisach,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, o ile podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego.

8.2. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę.

8.3. W celu realizacji praw prosimy o kontakt z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w materiałach firmowych lub na stronie internetowej.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

9.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy.

10. Zasady bezpieczeństwa danych

10.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadający ryzyku, w szczególności:

• kontrolę dostępu do systemów i zasobów,
• szyfrowanie wybranych kategorii danych i połączeń,
• zabezpieczenia infrastruktury informatycznej,
• regularne aktualizacje oprogramowania i monitorowanie systemów,
• procedury wewnętrzne oraz szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych.

10.2. Dokładamy należytej staranności, aby dane były:

• przetwarzane w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty,
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach,
• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne,
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne.

11. Pliki cookies i technologie pokrewne

11.1. Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej lub systemów online, możemy wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• dostosowania treści do preferencji użytkownika,
• tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin i analizy ruchu.

11.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, technologii lub sposobu świadczenia usług przez Punktualny Serwis Transportowy.

12.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w sposób przyjęty przez Firmę (np. na stronie internetowej lub przekazywana kontrahentom). Zastosowanie ma wersja obowiązująca w chwili zbierania i przetwarzania danych osobowych.

13. Kontakt z Administratorem

13.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją praw oraz interpretacją niniejszej Polityki prywatności prosimy o kontakt z Punkualny Serwis Transportowy z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w oficjalnych materiałach Firmy lub na stronie internetowej.

13.2. Odpowiemy na zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem terminów określonych w przepisach RODO.